Soluzioni Cloud SaaS per le aziende

Se stai muovendo i primi passi nel Cloud con la tua azienda, in questo articolo troverai alcuni spunti per orientarti tra le diverse soluzioni cloud presenti sul mercato.

Quale servizio Cloud attivare per la tua azienda?

Prima di avvicinarti ai brand e ai piani di abbonamento, rifletti sul perché hai deciso di cambiare approccio.

Stai cercando di:

• migliorare la collaborazione tra i dipendenti?
• ridurre il cartaceo?
• evitare la perdita di dati?
• incrementare l’efficienza dei processi interni?
• offrire un miglior servizio ai clienti?
• ….

La scelta del servizio Cloud è sempre secondaria rispetto all’obiettivo che vuoi raggiungere.

Chiarite le idee sull’impatto che il Cloud dovrà portare in azienda, assicurati di condividere questa visione con chi dovrà utilizzare i nuovi strumenti al fine di ridurre al minimo le resistenze al cambiamento.

Siamo pronti ora a valutare le opzioni sul mercato.

Per facilitare l’analisi ho suddiviso le soluzioni Cloud in base all’obiettivo da raggiungere. Clicca sulla voce di tuo interesse per arrivare direttamente al punto della pagina in cui se ne parla.

Soluzioni Cloud per archiviare documenti

Una delle prime esigenze che il Cloud risolve è l’archiviazione dei dati. Che si tratti di documenti nativi digitali o foto/scansioni di documenti cartacei, il cloud ci permette di:

• accedere ai documenti da qualsiasi dispositivo connesso ad internet
• condividere i documenti con differenti livelli di sicurezza.

Tra i sistemi di archiviazione in Cloud ti segnalo:

• Dropbox
• Onedrive
• Google Drive.

Se il tuo unico scopo è l’archiviazione, i fattori principali da valutare sono lo spazio a disposizione e la sicurezza offerta dal servizio di archiviazione in Cloud.

Soluzioni Cloud per lavorare online

Il secondo step nella transizione al Cloud è iniziare ad usarlo per lavorare in Cloud evitando il doppio passaggio: cartaceo – archiviazione Cloud o documenti creati localmente sul computer e poi trasferiti nel Cloud.

Per lavorare in Cloud abbiamo diverse soluzioni che raggruppano al loro interno tutte le applicazioni che potrebbero servire ad un ufficio.

Ti consiglio di iniziare ad esplorare Google Workspace e Office 365.

La soluzione di Google Workspace è leggermente più economica, mentre la soluzione Cloud di Microsoft Office 365 potrebbe rendere più semplice il passaggio al Cloud se i tuoi dipendenti hanno già familiarità con la Suite Office e i classici programmi Word, Excel, Power Point che ritroveranno anche nella versione Cloud.

Lavorare direttamente in Cloud ha diversi vantaggi:

• potrai dire addio alle infinite e-mail con file che ad ogni passaggio assumono nomi sempre più improbabili come rev. ultimo-finale-corretto-ultimissimo;
• avrai la possibilità di lavorare simultaneamente ai tuoi colleghi sullo stesso documento o lasciarvi note a margine e commenti per collaborare efficacemente in modo asincrono;
• potrai automatizzare parte del lavoro liberandoti da operazioni noiose e ripetitive come l’invio di e-mail per avvisare il collega che la nuova relazione mensile è stata preparata o per avviare il flusso di approvazione di un preventivo da parte del responsabile di area. Nell’ambiente Google lo farai grazie ad Apps Script mentre nell’ambiente Microsoft attraverso Power Automate.
• risparmiarai tempo facendo dialogare questi strumenti con altre soluzioni in Cloud adottate in azienda come i CRM.

Soluzioni Cloud per la collaborazione

Tra gli intervistati dall’Osservatorio del Politecnico di Milano l’82% riconosce al Cloud un ruolo importante nel facilitare la collaborazione tra i dipendenti.

Il Cloud ci connette, ci da la possibilità di lavorare insieme e coordinarci anche se siamo distanti chilometri.

Tra gli strumenti per la collaborazione in Cloud ti segnalo:

• Slack: una piattaforma che ti permette di organizzare le comunicazioni all’interno di canali in modo da avere tutto accentrato in un unico ambiente e si integra con Google Drive, Office 365 e molti altri strumenti.
• Trello: una bacheca digitale che aiuta i dipendenti ad aver chiaro il flusso di lavoro, le attività assegnate e le scadenze in modo da rimanere concentrati sull’obiettivo da raggiungere.

Non vedere questi strumenti solo per la collaborazione interna. Da libera professionista mi ritrovo ad utilizzarli anche con clienti e fornitori per lavorare su progetti specifici.

Soluzioni Cloud per il servizio clienti Customer Care

Il Cloud ci viene in aiuto anche per digitalizzare attività tipicamente svolte in ufficio come la segreteria o l’assistenza clienti tramite call center.

Il centralino in Cloud ad esempio rappresenta un’evoluzione del tradizionale sistema di gestione telefonica e tra i vantaggi rientrano la possibilità di:

• lavorare da qualunque luogo
• integrare il servizio con i sistemi esistenti ad esempio il CRM per avere un quadro completo del cliente e fornire risposte più dettagliate
• abbattere i costi sfruttando il pay per use che caratterizza le soluzioni in Cloud.

Non avendo sperimentato direttamente delle soluzioni di questo tipo, non mi sbilancio a suggerirti un’azienda rispetto ad un’altra.

Ci tenevo però a farti sapere che anche le attività di customer care possono essere spostate nel Cloud e il centralino in Cloud è un esempio.

Soluzioni Cloud per l’Employer Branding

Sotto l’espressione Employer Branding si nascondono tutte quelle attività che hanno come obiettivo da un lato far percepire l’azienda come un luogo di lavoro ideale per i potenziali candidati, dall’altro far sì che i dipendenti sentano di appartenere ad un ambiente di lavoro con i loro stessi valori.

Uno dei canali per l’employer branding è la rete Intranet, un sito web dedicato esclusivamente al personale interno, e nel pacchetto MS Office 365 c’è un’applicazione dedicata proprio a questo scopo: Sharepoint.

Grazie a Sharepoint potrai:

• condividere strategie e piani di azioni con i collaboratori,
• tenere aggiornati i dipendenti sulle iniziative aziendali,
• ispirare il personale con le storie dei team leader
• creare un ambiente che favorisca la condivisione di idee.

In questo articolo abbiamo fatto una panoramica degli strumenti in Cloud che potrebbero servirti per iniziare il tuo processo di trasformazione digitale. Nei prossimi mesi, mi impegno a far uscire degli approfondimenti sui singoli strumenti per illustrare meglio funzionalità, limiti e potenzialità.

Naturalmente questo articolo non è una guida esaustiva, ci sono tante altre soluzioni che non ho potuto citare, ma se vuoi approfondire l’argomento e pensi possa esserti utile una consulenza personalizzata, contattami.